Nu we massaal thuis werken en niet meer in een vast kantoorritme zitten, lijkt het erop dat we het wiel opnieuw moeten uitvinden en een nieuwe werkflow moeten vinden. Dat biedt ook kansen, want wat thuis werkt, werkt straks op kantoor waarschijnlijk ook. Een 8-urige werkdag werkt bijvoorbeeld vaak niet. Terwijl regelmatig en efficiënt pauze nemen juist wel weer heel goed is voor de productiviteit. Wat is de meest efficiënte werkflow?

Neem even pauze

We zijn nog niet goed en wel begonnen of we hebben het al over pauze nemen. Dat lijkt niet het meest efficiënt, maar toch blijkt het nemen van voldoende pauze cruciaal te zijn voor een productieve werkdag. Ook thuis. En met pauze bedoelen we echt: ga weg bij je werkplek, laat je computer en telefoon voor wat het is en ga even wat anders doen. Een wandeling, mediteren, een stukje lezen in boek of tijdschrift, de vaatwasser leegruimen, de was ophangen, boodschappen doen. Of doe zelfs even een powernap, want tja: je bent nu toch thuis. Kortom: echt iets heel anders dan naar een scherm turen en jezelf verliezen in social updates, want daar tank je niet echt van bij.

52-17 regel

Er zijn verschillende ideeën over hoe lang die pauze moet duren in verhouding tot je werktijd. Zo bleek uit onderzoek van de Draugiem Group, dat de meest effectieve werkers 52 minuten achter elkaar werken en dan 17 minuten pauze nemen, voordat ze weer achter hun bureau kruipen. Voor de 52 werkminuten hadden ze een duidelijke taak voor ogen waar ze in volle concentratie aan werkten. Daarna namen ze 17 minuten de tijd om even volledig wat anders te doen en zo weer op te laden voor de volgende ‘sprint’ van 52 minuten. Het waren juist deze werkers, die hun werk binnen de 8-uur durende werkdag afkregen, nooit hoefden over te werken en geen stress ervoeren.

Pomodoro methode

Dit lijkt een beetje op de ‘pomodoro methode’, bedacht door de Italiaan Fransisco Cirillo. Hij was op zoek naar een werkflow waarin hij volledig gefocust kon blijven zonder afgeleid te raken door collega’s of social media. Hij gebruikte een kookwerker om zijn werktijd te timen en werkte 25 minuten in diepe concentratie aan een vooraf bepaalde taak om vervolgens een break van 5 minuten te nemen. Precies genoeg om een kop koffie of thee te nemen, naar de wc te gaan of een praatje met iemand te maken. Deze cyclus herhaalde hij 4 keer waarna hij een langere pauze in laste (om bijvoorbeeld een wandeling te maken of te lunchen).

90 om 20

Ook de Zweedse psycholoog K. Anders Ericsson kwam tot de conclusie dat rust op gezette tijden van cruciaal belang is. Hij doet onderzoek naar menselijke prestaties voor Florida State University en kwam erachter dat bijvoorbeeld jonge violisten en atleten het beste presteren als ze maximaal 90 minuten werken en 20 minuten pauzeren. De top-presteerders uit dit onderzoek werkten per saldo bijna nooit meer dan 4,5 uur per dag. Ericsson is dan ook van mening dat het aantal werkuren per dag beperkt moet worden om volledig te kunnen herstellen en optimaal te presteren.

De Nederlandse neuropsycholoog en schrijver van het boek Focus AAN/UIT is het daarmee eens. Tegen Frank Watching zegt hij: “De werkdag van 8 uur is achterhaald. Dat idee komt nog van de tijd dat we in de fabriek werkten. Voor denkwerk mag je al blij zijn met 4 enigszins geconcentreerde uren per dag.” Zelf schreven we ook al eens dat kortere werkdagen efficiënter zijn.

Efficiënte werkflow

Welke werk-rust verhouding het beste voor jou werkt, is misschien even zoeken, maar één ding is zeker: effectief pauze nemen, lijkt de sleutel tot effectief werken. Zet dus je wekker (zodat je de tijd niet in de gaten hoeft te houden als je in je werkflow zit) en vindt uit welke verhouding het beste werkt voor jou. Tip van Mark Tigchelaar is om bij wat simpeler taken maximaal 25 minuten werktijd en 5 minuten pauze te rekenen en voor wat complexere taken maximaal 90 minuten werktijd met een pauze van 15 minuten. Langer dan 90 minuten aan één stuk werken heeft geen zin, want dan verzwakt je concentratie, dwalen je gedachten af en ben je minder productief.

Houd je focus vast

Het klinkt allemaal heel simpel: een kind kan de was doen. Maar: hoe houd je die 25 of 90 minuten je volledige focus vast zonder allerlei zijpaden te bewandelen (zoals het schoonmaken van je bureau, de planten water geven, uit het raam staren of toch even stiekem je social checken?). Want, zo stelt Mark Tigchelaar in zijn boek: als we geen grip op onze aandacht hebben, waaien we met alle winden mee, kost het meer tijd om ons werk te doen, ervaren we meer stress en vergroten we op de langere termijn zelfs de kans op een burn-out.

Stop met ‘switchtaken’

Het grootste concentratielek lijkt in ons zelf te zitten: we krijgen te veel prikkels van binnenuit. Volgens Mark Tigchelaar kan je dit voorkomen door niet te veel van taak te wisselen en je hoofd regelmatig leeg te maken.

Laten we eens beginnen bij het eerste: gemiddeld wisselen we 566 keer per dag van taak. Dat is elke 50 seconden. Je bent bijvoorbeeld een stuk aan het schrijven en onderbreekt dat kort om je mailbox te checken. Of je bent digitaal aan het vergaderen, terwijl je tegelijkertijd een berichtje van je partner beantwoordt. Dat heet ‘switchtaken’ en is eigenlijk nooit effectief. Wel geeft het een rush en kan ons brein verslaafd raken aan deze extra prikkels. Het is dus niet altijd even makkelijk om te stoppen met ‘switchtaken’, maar weet dat als je erin slaagt je meer gedaan krijgt en je je dus meer voldaan voelt aan het einde van de dag.

Dat brengt ons op punt twee: maak je hoofd leeg. Dat kan je doen door alles wat in je hoofd opkomt, en wat niks te maken heeft met de taak waar je op dat moment mee bezig bent, op te schrijven. Kies dan later op de dag een moment om door deze ‘verzamelbak’ van impulsen, gedachten en taken heen te gaan om te beslissen wat je ermee gaat doen en wanneer. Vaak kom je er dan achter dat veel van die dingen helemaal niet zo urgent zijn als ze op het eerste moment leken.

Beperk externe prikkels

We hebben natuurlijk ook met externe prikkels te maken, zeker thuis. De wasmachine die piept, de kinderen die ruzie hebben of om hulp vragen bij hun schoolwerk, je partner die even iets wil overleggen. Weet dan dat we ‘normaal’ ook 500 keer onderbroken worden op een gemiddelde dag. Door collega’s bijvoorbeeld. Hierdoor zitten we elke dag 1,5 tot 2 uur extra op kantoor, omdat we na elke onderbreking gemiddeld 15 à 20 minuten nodig hebben om weer in onze werkflow te raken.

Op kantoor kan je stilte uren inlassen en afspreken dat iedereen z’n telefoon op ‘niet storen’ zet. Thuis kan je dat natuurlijk ook doen. Probeer met je partner en kinderen af te spreken dat je bepaalde periodes niet gestoord mag worden, tenzij er een absoluut noodgeval is. Misschien ook handig om te specificeren wat een noodgeval is, want het kan zijn dat je kinderen daar een andere definitie in hanteren dan jij zelf.

Wat zijn jouw tips om thuis in een efficiënte werkflow te komen? Deel ze met ons door hieronder een reactie achter te laten.