Hoe schep je orde in je digitale wereld?

Het staat al weken op mijn to-do-lijst: mijn digitale shit opruimen! Want het is een teringzooi, al zie je dat er aan de buitenkant niet vanaf natuurlijk. Zo wordt de stapel ongelezen digitale post met de dag groter. Krijg ik al weken push-berichten dat het geheugen van mijn cloud overvol zit en ik nú in actie moet komen (lees: geheugen bijkopen). En puilen de mappen op mijn computer uit van de dubbelingen (omdat ik in de haast regelmatig even snel een nieuwe map aanmaak voor iets waar al een map voor bestaat). En dat terwijl ik ondertussen via zoom, skype, whatsapp, meet en teams  vergaderingen, webinars en zelfs feestjes bezoek. Hoe schep ik orde in deze digitale wereld? 

Onze digitale wereld

Nu we bijna al het hele jaar elke dag thuis in onze pyjama kunnen werken, worden we meer dan ooit overspoeld met digitale communicatie. Vergaderingen, overlegmomenten, hoorcolleges, masterclasses, pubquizen, vrijdagmiddagborrels: alles gaat tegenwoordig online. Superhandig (want je hoeft er nooit meer voor in de file te staan of door de regen te fietsen), maar toch ook super stressvol. Want die constante digitale communicatiestroom en bijbehorende schermtijd eisen toch ook hun tol.  Zo bestaat er zoiets als ‘tech fatique’, oftewel digitale uitputting. Simpelweg omdat we continu ‘aan’ staan.

Tech Fatigue

Nu we veel vanuit huis werken, vervaagt de scheidslijn tussen werk en privé. Zo doen we ’s ochtends tussen twee belletjes door even de boodschappen. Beantwoorden we tijdens het koken nog even een mail van een collega. En maken we ’s avonds, terwijl de wasmachine draait en de kinderen hun tanden poetsen, nog even wat werkdingen af. Psychologen noemen dit fenomeen continuous partial attention, oftewel voortdurend onvolledige aandacht.

Multitasking zou je het ook kunnen noemen. Op het eerste gezicht lijkt dat behoorlijk efficiënt, maar het kan leiden tot het onbevredigende gevoel dat je eigenlijk net niks voor elkaar hebt gekregen en toch continu beschikbaar moet zijn. Zowel voor je werk als voor je sociale netwerk. En dat is vermoeiend, stressvol en kan zelfs tot uitputting leiden, zo concludeerden wetenschappers van de Yonsei Universiteit in Korea. Simpelweg, omdat je nooit even ‘uit’ staat in die digitale wereld.

Daarbij komt nog eens dat menselijk contact via een scherm vermoeiender is voor ons brein dan ‘real life’ contact. Dat heeft te maken met het feit dat onze hersenen veel informatie halen uit non-verbale communicatie en dat kunnen we vanaf een scherm minder goed aflezen. Zeker als er meerdere mensen in beeld zijn, zoals bij een digitale meeting vaak het geval is. En dus zijn we in hogere mate afhankelijk van het gesproken woord en de intonatie. Dat vergt extra concentratie.

Goed, lang verhaal kort: hoe gaan we dit oplossen? Hoe gaan we orde scheppen in de chaotische digitale wereld die we om ons heen gecreëerd hebben? Een paar tips op een rijtje:

1. Stop met multitasken en vermijdt afleiding

Op het digitale vlak loopt ons privéleven vlekkeloos over in ons werkleven. Terwijl we snel nog even een vraag van een vriendin beantwoorden via whatsapp, bellen we alvast in voor een vergadering. Met als resultaat dat er nooit een moment van rust is waarop ons hoofd even uit kan. De oplossing hiervoor is even simpel als voor de hand liggend: maak een schema. Bijvoorbeeld in een dotted bullet journal. Als je met werk bezig bent, ben je met werk bezig. Als je privé iets aan het doen bent, ben je privé iets aan het doen. Probeer dus de verleiding te weerstaan om tussendoor continu je mailbox, social media en favoriete nieuwssites te checken, want dat leidt af van wat je feitelijk aan het doen bent. Zet de telefoon uit als je met je kinderen bezig bent en klik je mailbox weg als je iets moet afmaken en de deadline nadert. Kortom, voorkom dat afzonderlijke taken samensmelten tot één onoverzichtelijke brei van ‘doen’ en houdt orde in die digitale wereld door onderscheid te maken en schuttingen te plaatsen tussen die verschillende taken. Nou ja, bij wijze van spreken dan natuurlijk.

2. Temper verwachtingen

Het idee dat je continu beschikbaar moet zijn voor iedereen, zit waarschijnlijk vooral in je eigen hoofd. Want hoe erg is het nou helemaal als je een mail niet onmiddellijk, alla minute, stante pede beantwoordt? Juist. Niet zo heel erg. En hoewel je een ander waarschijnlijk helpt met je onmiddellijke reactie, help je jezelf er 9 van de 10 keer niet bepaald mee. Je haalt jezelf namelijk uit je concentratie en het kost tijd en energie om die focus weer te hervinden. Temper daarom verwachtingen door bijvoorbeeld een auto-reply in te stellen in je mailbox (Dank voor je mail. Vandaag ben ik helaas moeilijk bereikbaar. Morgen beantwoord ik mijn mail weer.) En behandel je mailbox zoals je een ‘echte’ brievenbus zou behandelen (je weet wel: zo één waar je papieren post in ontvangt). Daar loop je ook niet elke 5 minuten heen om te kijken of er nog iets belangrijks is binnen gekomen.

3. Organiseer je mailbox

Een gemiddelde inbox kan al snel gierend uit de bocht vliegen qua grote hoeveelheid inkomende berichten en zie dan nog maar eens het overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen. Gelukkig hebben heel veel mailprogramma’s filters, die je automatisch kan instellen. Zo zijn wekelijkse updates en rapporten bijvoorbeeld handig om te bewaren, maar niet per se noodzakelijk om onmiddellijk te lezen. Die kan je dus automatisch laten archiveren.

Ook handig: spreek met je collega’s af om bij elk nieuw onderwerp of thema een nieuwe mailwisseling te beginnen met een nieuw (helder!) onderwerp, zodat je niet eindeloos aan het zoeken bent in een ellenlange mailwisseling naar dat ene stukje informatie dat je nu nodig hebt. Want uiteindelijk leidt dat maar al te vaak tot de vraag: ik kan het niet vinden, kan je het nog een keer mailen?

4. Ruim je telefoon op

En daarmee bedoelen we niet: leg ‘m in een laatje (hoewel dat heel efficiënt kan zijn en van tijd tot tijd zeker aan te raden is). Maar: bepaal welke apps je wel of niet op je telefoon wil en welke apps wel of niet push-berichten mogen sturen. Als het aan de apps ligt, word je namelijk continu middels allerlei geluidjes naar je telefoon gelokt en dat is dus precies wat je niet wilt.

De Amerikaanse organisatiepsycholoog Scott Sonenshein stelt drie vragen bij het opruimen van digitale ‘rommel’ (ook wel apps genoemd):

• Heb je het op dit moment nodig voor je werk/school?
• Kan het bijdragen aan een mooiere toekomst?
• Word je er blij van? (De befaamde vraag ‘does it sparkle joy?’ van opruimgoeroe Marie Kondo met wie hij het boek Opgeruimd! Op het werk schreef).

Zo ken ik steeds meer mensen die social media van hun telefoon halen om te voorkomen dat ze elke vrije minuut eindeloos aan het scrollen zijn zonder daar ook maar enig plezier uit te halen. Om maar een voorbeeld te noemen.

Heb jij nog tips voor het scheppen van orde in je digitale wereld? Laat het ons weten door hieronder een reactie achter te laten en je ervaringen te delen. Dank je wel alvast.